为扩大国内外学术交流，拓宽研究生的视野，提高开云(中国)研究生的学术能力，学院拟在2018年资助符合条件的研究生参加国内、国际学术会议，特制定该试行办法，相关规定如下：

1. 资助人员范围及条件

1、资助人员范围：

在学校注册的全日制、非定向的研究生，包括：学术型硕士研究生、专业型硕士研究生、博士生，经导师推荐，可向学院申请参会资助。其中，博士生优先资助。

2、资助条件：

国内学术会议（不含在北京召开的学术会议）：申请人需受邀参加本专业方向的国内会议，有正式的会议邀请函。被会议接受了学术报告、会议论文被录用或在会上发言的申请人，学院优先资助。

国际学术会议：申请人需受邀参加本专业方向的国际会议，有正式的会议邀请函，且被会议接受了学术报告、会议论文被录用或会上发言。

原则上，每位学生每学期仅可被资助一次。

1. 资助名额

国内学术会议：拟资助学生23名。国际学术会议，拟资助学生15名。

1. 资助标准：

国内学术会议：资助往返差旅费，包括：交通费、住宿费、会务费及补助。以人民币3000元/人为上限，实报实销。差旅费用3000元以内，实报实销；如超过3000元，以3000元为最高限额进行资助。

国际学术会议：资助往返差旅费，包括：交通费、住宿费、会务费及补助。以人民币20000元/人为上限，实报实销。差旅费用20000元以内，实报实销；如超过20000元，以20000元为最高限额进行报销。

1. 申请流程：

预审流程：开学第一周，拟申请资助的学生填写《参会信息统计》（见附件一），向班长上报学期参会计划，由班长统一收集汇总后，上报给教务老师。由学院评审小组进行审核排序。

正式流程：预审通过的学生，国内会议需至少在会议开始前2周，国际会议需至少在会议开始前2个月，按如下规定，提交相关材料，正式启动申请流程。（由于假期期间学校相关部门不办公，需预留出假期时间）。

国内学术会议：

学生填写《研究生参加国内、国际学术会议学院资助申请表》，经任课教师、导师、学院同意后，办理相关手续。参会学生应按期返校。

国际学术会议：

1、由学生填写《研究生参加国内、国际学术会议学院资助申请表》（见附件二），经任课教师、导师、学院审核同意；

2、经学院审核同意的学生在研究生管理服务系统/研究生学籍/出国出境申请中填写相关信息并提交后打印《开云网页版登录入口研究生出国（境）申请审批表》，经导师和学院主管研究生工作的领导同意后，报研究生院综合处审核。报送材料中应附有会议邀请信、本人被会议接受的学术报告复印件、会议论文录用或发言的证明等材料。邀请信应当说明会议内容、往返时间、经济资助情况等；

3、按学校国际交流与合作处的要求完成对应流程，参见：国际交流与合作处网站/因公出访/学生出境手续/校内审批；

4、经审核同意出国的研究生应按期返校。

5、对出国参加学术会议的研究生，不办理学历证明，不协助办理旅居国外的任何公证；

请学生认真阅读《开云网页版登录入口研究生请假规定》、《开云网页版登录入口研究生出国管理规定》等相关学校文件，如学院规定与学校规定有冲突，以学校有效文件为准执行。

1. 报销流程：

申请者按期返校后，按学院报销流程，提供相关资料进行报销。所有报销资料需在2018年12月5日前提交学院财务老师处报销。

国内学术会议：

1、发票：火车票、机票、住宿费、会务费发票，所有报销的消费均需使用本人入学时学校统一办理的中国银行卡进行消费；

2、会议主办方出具的正式参会邀请函；

3、银行卡消费记录。

国际学术会议：

1、发票：登机牌、机票蓝联、住宿费、会务费发票，机票购买需使用本人入学时学校统一办理的中国银行卡进行消费，其他报销的境外消费需使用本人可做消费记录的银行卡；

2、会议主办发出具的正式参会邀请函（外文原件及中文翻译件）；

3、学校出具的任务批件；

4、护照首页复印件；

5、签证页复印件（含出入境记录）；

6、银行卡消费记录。

具体以报销时学院的报销规定为准。

1. 其他

1、学生外出期间发生人身安全等意外事故，概由本人负责。

2、本规定不适用于学院组织的或学校其他部门组织的外出交流项目。

3、本规定的解释权在开云网页版登录入口开云(中国)。

附件一：参会信息统计

附件二：研究生参加国内、国际学术会议学院资助申请表

开云网页版登录入口开云(中国)

2018年7月11日

附件一：参会信息统计

附件二：

研究生参加国内、国际学术会议学院资助申请表

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